ГОСТ Р 56020-2020. Раздел 4: Термины в области организации и управления

Общая структура раздела 4#

Термин 4.1.7. Материальный поток#

Определение по ГОСТ#

Материальный поток — совокупность материальных объектов, находящихся в процессе движения в рамках организации и за её пределами, объединённых определённым признаком.

Сущность термина#

Материальный поток — это движение физических объектов: сырья, материалов, полуфабрикатов, готовой продукции, документов на бумажных носителях, оборудования. В бережливом производстве материальный поток рассматривается как одна из двух составляющих потока создания ценности (наряду с информационным потоком).

Примеры в государственном управлении#

Практический пример: материальный поток в процессе закупок#

Исходная ситуация: Процесс государственной закупки включает движение множества материальных объектов: документации, товаров, оборудования.

Материальный поток:

1. Заявка на закупку (бумажный документ) → согласование → утверждение
2. Конкурсная документация → отправка участникам → получение заявок
3. Товар (оборудование) → поставка → приёмка → складирование → передача заказчику

Проблемы: Документы теряются при передаче между отделами. Товар задерживается на складе из-за отсутствия подписей.

Решение: Внедрение системы электронного документооборота для замены бумажных документов; настройка маршрутов автоматического движения документов; отслеживание статуса поставки в реальном времени.

Результат: Время прохождения документов сокращено с 15 до 5 дней. Товар не задерживается на складе.

Термин 4.1.8. Информационный поток#

Определение по ГОСТ#

Информационный поток — совокупность сообщений, циркулирующих в рамках организации и за её пределами, объединённых определённым признаком.

Сущность термина#

Информационный поток — это движение данных, решений, отчётов, уведомлений, команд. В бережливом производстве информационный поток рассматривается как вторая составляющая потока создания ценности. Информационный поток управляет материальным потоком: информация о спросе запускает производство, информация о проблемах останавливает процесс.

Примеры в государственном управлении#

Практический пример: информационный поток в межведомственном взаимодействии#

Исходная ситуация: Информация между ведомствами передаётся по электронной почте, дублируется, теряется. Сроки согласования срываются.

Информационный поток:

1. Запрос из ведомства А → электронная почта → ведомство Б
2. Уточнение → звонок → ведомство В
3. Согласование → бумажный документ → курьер → ведомство А
4. Ответ → электронная почта → заявитель

Проблемы: Информация теряется в почте. Дублирование — одна и та же информация хранится в разных системах. Нет единого источника правды.

Решение: Внедрение интеграционной шины — единой системы обмена данными между ведомствами. Автоматическая маршрутизация информации. Единый реестр документов.

Результат: Информационный поток стал непрерывным и прозрачным. Время согласования сокращено в 3 раза.

Термин 4.1.9. Поток единичных изделий#

Определение по ГОСТ#

Поток единичных изделий (one-piece flow, single-piece flow) — метод организации потока, при котором единицы продукции обрабатываются и передаются поштучно или малыми партиями, что минимизирует время цикла и запасы незавершённого производства.

Сущность термина#

Вместо того чтобы накапливать партии продукции на каждом этапе, поток единичных изделий предполагает немедленную передачу каждой единицы на следующий этап после завершения обработки. Это сокращает время цикла, снижает запасы и ускоряет выявление проблем.

Сравнение подходов#

Практический пример: поток единичных изделий в обработке заявок#

Исходная ситуация: В отдел поступает 50 заявок в день. Сотрудники накапливают их в папках и обрабатывают партиями. Заявки ждут по 3–5 дней.

Решение — переход на поток единичных изделий:

Результат: Время обработки сокращено с 5 до 1 дня. Качество выросло — ошибки исправляются немедленно.

Термин 4.1.10. Поток создания ценности#

Определение по ГОСТ#

Поток создания ценности (value stream) — все действия, необходимые для создания ценности для потребителя, реализуемые при помощи системы взаимосвязанных процессов и операций.

Сущность термина#

Поток создания ценности включает все этапы — от сырья до готового продукта у потребителя. Он состоит из двух частей: материального потока и информационного потока. В бережливом производстве поток создания ценности визуализируется с помощью картирования (Value Stream Mapping).

Структура потока создания ценности#

Пример в государственном управлении: поток создания ценности услуги «Выдача разрешения на строительство»#

Потери: 32 дня (74% времени) — ожидание между этапами. Это и есть зона для улучшения.

Термин 4.1.11. Выталкивающее производство#

Определение по ГОСТ#

Выталкивающее производство (push production) — производство, управляемое прогнозом спроса, без учёта фактического потребления, при котором продукция подаётся на следующий этап по мере готовности.

Сущность термина#

При выталкивающем производстве продукция производится «на склад» на основе прогноза. Решение о запуске производства принимается на основе предположений о том, что будет востребовано, а не на основе реальных заказов. Это приводит к накоплению запасов.

Практический пример: выталкивающее производство в госзакупках#

Исходная ситуация: Ведомство ежегодно закупает оборудование по плану, составленному на основе прогнозов. Закупается больше, чем нужно «на всякий случай». Оборудование простаивает, морально устаревает.

Признаки выталкивающего производства:

Результат: Запасы оборудования на складах — десятки миллионов рублей, которые могли бы быть использованы на другие нужды.

Термин 4.1.12. Вытягивающее производство#

Определение по ГОСТ#

Вытягивающее производство (pull production) — производство, управляемое потреблением, при котором последующий этап подаёт сигнал предыдущему о необходимости произвести или передать продукцию.

Сущность термина#

При вытягивающем производстве продукция производится только в ответ на реальный заказ или потребность. Ничего не производится «на склад». Каждый этап ждёт сигнала от следующего этапа перед тем, как начать работу. Это минимизирует запасы и сокращает время цикла.

Практический пример: вытягивающее производство в госзакупках#

Исходная ситуация: Ведомство перешло на закупки «по факту» — оборудование закупается только когда есть реальная потребность, подтверждённая заявкой от подведомственного учреждения.

Признаки вытягивающего производства:

Результат: Экономия бюджета на закупках — 30%. Нет замороженного капитала в виде неиспользуемого оборудования.

Термин 4.1.13. Потери (муда)#

Определение по ГОСТ#

Потери (муда, waste) — любая деятельность, потребляющая ресурсы, но не создающая ценности для потребителя.

Сущность термина#

Потери — это всё, что не создаёт ценности для потребителя. В бережливом производстве выделяют семь видов потерь, к которым часто добавляют восьмой. Потери увеличивают затраты, время, запасы и снижают эффективность.

Виды потерь с примерами#

Виды потерь и их проявление в государственном управлении#

Практический пример: выявление потерь в процессе согласования документов#

Исходная ситуация: Согласование документа проходит 5 инстанций. Каждая проверяет документ с нуля. Время — 10 дней.

Анализ потерь:

Решение: Внедрение единой электронной системы согласования с параллельной проверкой.

Результат: Время сокращено до 3 дней. Количество проверок — 1 (общая). Потери устранены на 70%.

Термин 4.1.14. Транзакционные издержки#

Определение по ГОСТ#

Транзакционные издержки (transaction cost) — издержки, связанные с обеспечением взаимодействия между участниками процесса (поиск информации, ведение переговоров, заключение контрактов, контроль исполнения).

Сущность термина#

Транзакционные издержки — это затраты на координацию, согласование и контроль, а не на само производство. В государственном управлении это затраты на межведомственное взаимодействие, согласования, бюрократические процедуры. Они не создают ценности для потребителя, но могут составлять значительную часть бюджета.

Примеры транзакционных издержек в государственном управлении#

Практический пример: транзакционные издержки в межведомственном взаимодействии#

Исходная ситуация: Три ведомства согласовывают проект. Каждое ведомство требует отдельный пакет документов, проводит свои проверки.

Транзакционные издержки:

Решение: Внедрение единого окна для согласования — все ведомства получают документы одновременно, согласование параллельное.

Результат: Время сокращено до 7 дней. Транзакционные издержки снижены в 3 раза.

Термин 4.1.15. Order-to-Cash (Время от заказа до оплаты)#

Определение по ГОСТ#

Order-to-Cash — полное время от получения заказа до получения оплаты за поставленную продукцию или услугу.

Сущность термина#

Order-to-Cash — это сквозной показатель, измеряющий время, которое проходит от момента получения заказа до момента, когда деньги поступают на счёт. Он включает все этапы: обработку заказа, производство, доставку, выставление счёта и оплату. Чем короче этот цикл, тем меньше замороженных средств и выше эффективность.

Практический пример: Order-to-Cash в бюджетном процессе#

Исходная ситуация: Подрядчик выполнил работы по государственному контракту. С момента подписания акта до получения оплаты проходит 60–90 дней.

Этапы цикла Order-to-Cash:

Решение: Внедрение электронного документооборота, автоматическая проверка, сокращение сроков согласования.

Результат: Order-to-Cash сокращён до 15 дней. Оборотный капитал подрядчика высвобождается на 60%.

Сводная таблица терминов раздела 4#

Конспект раздела 4#