Жизненный цикл BPM

Жизненный цикл BPM (Business Process Management) — это последовательность стадий, через которые проходит процессное управление в организации: от осознания стратегической необходимости до оценки результатов и запуска нового цикла улучшений.

Большинство вариантов жизненного цикла BPM включают пять стадий:

Почему цикл, а не проект?

Ключевое отличие BPM от проектного управления — в непрерывности. Проект имеет начало и конец. Процессное управление — это замкнутый цикл, который не заканчивается на стадии 5, а переходит в постоянное совершенствование .

Трансформация — это не точка назначения, а путь. Жизненный цикл BPM начинается сначала каждый раз, когда организация оценивает свои процессы и видит необходимость в изменениях .

Связь с книгой «Государство как система»

В книге Игоря Краева «Государство как система» этот принцип проводится через все уровни управления. Том 3 описывает полный цикл стратегической сессии по развитию региона — от разбиения задачи на блоки до расщепления концепции на дорожную карту. Это прямое воплощение жизненного цикла BPM на государственном уровне [citation:Том 3, Глава 22].

Особенно важна идея, что бюджет процесса и его показатели должны пересматриваться циклически, а не утверждаться раз и навсегда. Именно поэтому в книге введены три операционных показателя (Выработка, Запасы, Операционные расходы) — они позволяют измерять состояние процесса на каждом витке цикла [citation:Том 3, Глава 18].

На каждой стадии жизненного цикла BPM бизнес-процессы могут получить поддержку или столкнуться с ограничениями со стороны различных факторов.

Связь с книгой «Государство как система»

Том 2 книги детально разбирает, как формировать процессную культуру и преодолевать сопротивление. Пять слоёв сопротивления — от неосведомлённости до усталости от реформ — это прямое описание факторов, тормозящих жизненный цикл BPM [citation:Том 2, Глава 9].

В Томе 4 подчёркивается: без смены мышления любые реформы — косметический ремонт. Методологическая культура — это способность воспринимать мир как систему взаимосвязанных процессов. Именно она превращает жизненный цикл BPM из формальной процедуры в образ работы [citation:Том 4, Глава 30].

Жизненный цикл BPM начинается с приведения процессов в соответствие со стратегией и планами организации.

Основные задачи стадии 1:

Что происходит на этой стадии:

1. Стратегический план определяет структуру и направления постоянного, нацеленного на потребителей управления процессами .
2. Ценностное предложение компании увязывается с потребностями клиентов.
3. Намечается путь приведения процесса и его потенциала в соответствие со стратегией организации.
4. Назначаются роли в рамках центра компетенций BPM.
5. Определяется спонсор из числа высших руководителей и выделяются необходимые ресурсы.

Вспомогательная деятельность:

• Назначение ролей в центре компетенций BPM
• Определение спонсора из числа высших руководителей
• Выделение необходимых ресурсов

Связь с книгой «Государство как система»

В книге «Государство как система» эта стадия соответствует первому приоритету управления — мировоззренческому. Ответ на вопрос «ради чего мы управляем?» определяет всю дальнейшую работу. Без согласования со стратегией процессы превращаются в самоцель [citation:Том 1, Часть I].

Том 4 вводит понятие шести приоритетов управления, которые должны быть заложены на стадии согласования. Если процесс не проверен по всем шести приоритетам, он не может считаться стратегически выверенным [citation:Том 4, Глава 30].

Том 3 описывает стратегическую сессию по развитию региона — это практический пример выполнения стадии 1 на уровне региона. Разбиение задачи на блоки, создание тандемов и пакетное голосование за целостную концепцию — всё это часть согласования со стратегией [citation:Том 3, Глава 22].

На второй стадии жизненного цикла BPM проектируются изменения — выполняется работа по моделированию, проектированию, анализу и измерению эффективности процессов.

Основные задачи стадии 2:

Ключевые компетенции стадии 2:

В ходе проектирования изменений востребованы компетенции из следующих глав CBOK:

Связь с книгой «Государство как система»

Том 2 книги даёт календарный план первых четырёх недель внедрения процессного управления, который является прямым воплощением стадии 2:

В Томе 4 вводится понятие «пройди процесс ногами» как обязательный элемент диагностики. Без физического прохождения процесса любая BPMN-модель — это фантазия, а не реальность [citation:Том 4, Глава 30].

Три операционных показателя (Выработка, Запасы, Операционные расходы) — это универсальный язык для оценки разрыва между «как есть» и «как должно быть» [citation:Том 1, Часть II].

На третьей стадии разрабатываются все составляющие плана реализации изменений.

План изменений на уровне предприятия включает:

Детализация компонентов плана:

Связь с книгой «Государство как система»

Том 3 книги вводит понятие дорожной карты как итогового документа стадии планирования. Семь элементов дорожной карты:

1. Концептуальная цель процесса
2. Целевые показатели (Выработка, Запасы, Операционные расходы)
3. BPMN-диаграмма целевого состояния
4. Перечень изменений
5. Матрица ответственности
6. График реализации
7. Бюджет процесса

[Источник: Том 3, Глава 22]

Принцип незаменимых направлений из Тома 3 напрямую применим к планированию. Бюджет процесса должен быть защищён по категориям: А — незаменимое (не урезать никогда), Б — важное (урезать пропорционально), В — желательное (урезать полностью) [citation:Том 3, Глава 17].

Тандемное бюджетирование — это способ планирования, при котором бюджет процесса защищается тандемом из представителей смежных ведомств, а не конкурирующими друг с другом отделами [citation:Том 2, Глава 15].

На четвёртой стадии под управлением спонсора и руководителя проекта организация реализует планы, разработанные на предыдущей стадии.

Основные задачи стадии 4:

Что происходит на этой стадии:

1. Действия выполняются в рамках реализации единого плана-графика проекта.
2. План-график содержит все этапы, шаги, последовательность, зависимости.
3. Эта стадия включает внедрение информационных технологий и последующую поддержку информационных систем и процессов.
4. CBOK не даёт подробных инструкций по внедрению — эти действия сильно зависят от специфики организации и конкретного проекта.

Связь с книгой «Государство как система»

Том 2 книги предлагает четырёхнедельный план запуска внедрения, который можно использовать как шаблон для стадии 4 [citation:Том 2, Глава 9]:

Критически важный элемент стадии внедрения — преодоление пяти слоёв сопротивления [citation:Том 2, Глава 9]:

Принцип «сначала методология, потом технология» из Тома 4 напрямую касается стадии внедрения: автоматизация хаоса закрепляет хаос и делает его дороже. Железное правило: ни рубля на автоматизацию без описанного и улучшенного вручную процесса [citation:Том 4, Глава 32].

Пятая стадия жизненного цикла BPM начинается после того, как разработка завершена и изменения в процессы внедрены.

Основные задачи стадии 5:

Что происходит на этой стадии:

1. Реализуется экономический эффект изменений.
2. Фактические результаты сравниваются с целевыми из исходного плана.
3. Внедряется постоянная модель управления процессами организации (EPM).
4. Все планы по бизнес-процессам, управлению изменениями, экономическому эффекту и внедрению информационных технологий сохраняются в соответствующих архивах.
5. Владелец процесса принимает на себя ответственность за дальнейшее постоянное совершенствование процесса.

Связь с книгой «Государство как система»

Том 2 книги вводит понятие «правило двух подписей» как механизм оценки и контроля. На какие документы распространяется: плановые, бюджетные, регламентные, по стыкам, отчётные. Нарушение: документ недействителен, подписавший несёт ответственность [citation:Том 2, Глава 12].

Том 3 описывает три механизма защиты от ложных KPI, которые критически важны для корректной оценки результатов [citation:Том 3, Глава 18]:

1. Тест на манипулируемость — может ли показатель улучшиться, а реальность ухудшиться?
2. Тест на смещение цели — не приведёт ли улучшение показателя к преследованию показателя, а не цели?
3. Тест на системное воздействие — как улучшение показателя повлияет на смежные процессы?

Как измерить вклад ведомства в общий результат:

Сумма локальных оптимумов не равна системному оптимуму. Вклад измеряется не тем, насколько хорошо ведомство выполнило свою функцию, а тем, насколько качественно оно передало результат на следующий этап [citation:Том 3, Глава 18].

Алгоритм построения KPI через стыки:

1. Определить, в каких сквозных процессах участвует ведомство
2. Для каждого стыка определить параметры передачи результата
3. Определить KPI стыка (своевременность, комплектность, качество)
4. Агрегировать KPI стыков в KPI ведомства
5. Проверить через шесть приоритетов

Ключевые тезисы Свода знаний BPM CBOK 4.0 :

Трансформация — это не проект, а непрерывный процесс. Жизненный цикл BPM не заканчивается на стадии 5 — на стадии 6 он начинается сначала. Приветствуйте перемены и принимайте их с лёгким сердцем.

Связь с книгой «Государство как система»

Вся книга Игоря Краева «Государство как система» построена на этом принципе. Четыре тома — это не описание «конечного состояния», а методология непрерывного совершенствования [citation:Том 1-4].

Ключевые параллели:

Главный вывод: процессное управление — это не набор инструментов, а образ мышления. Организация, которая освоила жизненный цикл BPM, не нуждается во внешних «реформаторах» — она способна совершенствовать себя самостоятельно.